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회의 중독에서 벗어나라 (Stop the meeting madness)
Harvard Business Review는 주 독자층을 기업 관리자들로 상정하고 컨텐츠를 만들어가는 매체입니다. 그래서 목표 고객들이 관심있어 하는 리더십이나 조직관리 관련 아티클이 자주 나오는 것을 볼 수 있습니다. 특히 미팅운영에 대한 아티클은 정말 심심찮게 볼 수 있는데요, 전세계적으로 미팅을 어떻게 생산적이고 효율적으로 운영하는지는 정말 오랜 숙제인 듯 합니다.
HBR 7-8월호에 실린 ‘회의 중독에서 벗어나라‘와 관련하여 세계 유명기업들은 어떻게 미팅을 운영하는지 정리해보았습니다.
구글의 훌륭한 미팅을 위한 8가지 원칙
구글은 전임 CEO인 에릭슈미트때부터 다음과 같은 8가지 미팅 원칙을 운영하고 있다고 합니다.
- 모든 미팅에는 리더(주재자)가 있어야 한다
동등한 두 집단의 미팅에서는 최선의 의사결정보다는 종종 타협으로 끝날 수 있기 때문에 좋은 결과가 나오지 않는 경우가 있다. 따라서 명확한 의사결정자를 지정하고 참여자 모두가 최종 결과를 알 수 있도록 한다 - 미팅은 명확한 목표와 구조가 있어야 한다
미팅의 의사결정자는 미팅을 소집하고 자료를 점검하며, 목표를 설정하고 참여자를 결정 해야 한다. 그리고 이러한 안건을 적어도 24시간 이전에 공유해야 한다. - 정보 공유나 브레인스토밍을 위한 미팅에도 주재자가 있어야 한다
아이디어를 전달하거나 창출하기 위한 미팅을 느슨하게 접근하게 되면 시간낭비가 될 수 있다. 이러한 미팅도 위의 두 원칙을 따라야 한다. - 필요한 경우에만 미팅을 한다
모든 미팅은 목적이 있어야 하며 목적이 잘 정의되어 있지 않거나 목적을 달성하는데 실패한다면 그 미팅은 폐지되어야 한다. 만약 미팅을 습관처럼 참석한다면 미팅의 목적을 재정의하거나 없애는 것을 생각해 보아야 할 때다 - 가급적 8사람 이상을 참여시키지 말라
미팅에 참여하는 모든 사람이 의견을 낼 수 있어야 한다. 방관자가 있으면 생산성이 떨어지게 되고 참여자가 너무 많으면 대화의 질이 떨어지게 된다. 참관자가 될 만한 사람들에게는 추후에 미팅 결과를 공유하는 것이 더 유용하다 - 꼭 필요한 사람만 참가시켜라
가끔 자리를 채우기 위해 미팅에 들어가는 경우가 있는데 자신의 역할이 없으면 회의에 참석하지 않는 것이 좋다 - 미팅시간은 엄격하게 지켜라
정시에 시작하고 정시에 끝내며 마지막에 결론을 정리하기 위한 시간도 고려해야 한다. 회의가 일찍 끝나면 나머지 시간을 때우려고 하지 말고 일찍 끝내라 - 미팅에 적극적으로 참여하라
미팅시간에 이메일이나 핸드폰을 보지 말고 실질적으로 주의를 집중하여 참여하라
Source : http://www.businessinsider.com/googles-rules-for-a-great-meeting-2014-9
본질에 집중하는 애플의 회의 원칙
애플은 극단적으로 간결하고 집중화된 기업문화로 유명하기 때문에 미팅도 이러한 기준을 따른다고 합니다.
- 책임을 할당하라
미팅이 끝나면 미팅의 모든 결정사항은 의사결정의 책임이 있는 참여자에게 할당되어 있어야 한다. - 미팅 참여자는 참여 이유가 있어야 한다
스티브 잡스는 회의에 불필요한 사람이 있으면 내쫓기도 했다. 회의 결과를 팀에게 알리는 방법은 미팅 말고도 많이 있다. - 미팅을 혁신하라
스티브 잡스는 논의되는 아이디어를 방어할 수 있는지 알아보기 위해 미팅 참가자들에게 공격적인 질문을 하기도 한다.
Source : http://macnews.tistory.com/336
AMAZON의 혁신적인 사고(Think out of the box)를 강조하는 회의 원칙
아마존은 생산적이고 혁신적인 것을 선호해서 미팅 스타일도 집중하고 효과적인 것을 좋아한다고 합니다.
- 모든 사람들이 동일한 수준의 정보를 공유하고 있어야 한다
아마존의 임원회의에서는 시작 전 각자 30분의 시간을 갖는다. 이 시간 동안 미팅 메모를 읽는데 이 미팅 메모에는 미팅이나 질문사항의 배경, 질문사항에 대한 가능한 접근법, 미팅 참여자들의 접근법, 다음 단계에 대한 정보 등이 담겨 있다. 이를 통해 참여자들이 문제에 집중할 수 있도록 한다. - 소규모 미팅을 유지하기 위한 방법
구글이나 애플과 같이 아마존도 소규모 미팅을 좋아한다. 아마존에는 미팅규모를 산정하기 위한 간단한 규칙이 있는데 이는 피자 두 판을 먹을 수 있는 정도의 인원을 기준으로 하는 것이다. - 미팅 참가자들을 고무시키기 위한 방법을 찾는다
제프 베조스는 미팅 룸에 빈 의자를 놓고 이를 고객이라고 생각하도록 한다. 이를 통해 모든 의사결정에 주요 관심사가 고객의 이해관계가 되도록 유도한다.
Source : http://www.itworld.co.kr/news/83232
대부분의 조직이 될수록 작은 규모로 안건을 명확하게 하며 의사결정을 분명히 하고 이를 실행할 사람을 결정함으로써 회의를 효과적으로 이끌고 있습니다. 이러한 점을 여러분의 회의에도 적용해보면 어떨까요?
✔️ 본 글은 HFK 멤버들에게 제공되는 자료로 멤버들의 아티클 이해를 돕기 위해 제작되었습니다.
에디터 권오영
권오영 님은 브랜드/마케팅 분야에서 다양한 경력을 쌓고 현재 SMC&C에서 광고를 만들고 있습니다. HBR포럼코리아에서 운영진으로 활동 중입니다.
